Se le istanze, comprese quelle per la partecipazione a concorsi pubblici, e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà sono rivolte ad una Pubblica Amministrazione o ad un gestore di pubblico servizio possono essere utilizzate le seguenti modalità:
- sottoscrizione in presenza dell’impiegato addetto a ricevere la documentazione, muniti di documento di identità in corso di validità;
- spedizione (a mano, posta, fax, ecc.) con allegata una copia del documento di identità in corso di validità.
Nel caso in cui l’istanza o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà debba essere presentata a privati è possibile far autenticare la firma presso l’ufficio anagrafe (oppure da un notaio, da un cancelliere, dal segretario comunale o da un altro impiegato delegato dal Sindaco). È necessario che il richiedente apponga la firma davanti all’addetto dell’ufficio anagrafe e che sia in possesso di un documento di identità in corso di validità.
L’unico caso in cui l’Ufficio Anagrafe è autorizzato ad autenticare firme su atti di delega indirizzati a pubbliche amministrazioni è quello per riscuotere benefici economici da parte di terzi (ad es. ritiro ratei pensione) per il quale è prevista anche l’esenzione dall’imposta di bollo.
In ogni caso non è possibile autenticare la firma apposta su dichiarazioni a carattere dispositivo, manifestazioni di volontà o relative ad eventi futuri (contratti, accettazioni o rinunce di incarico, mandati, procure, atti negoziali, ecc.).
Qualora il dichiarante non fosse in grado di firmare perché ad es. analfabeta o perché affetto da un impedimento fisico (es. privo di entrambe le mani) il pubblico ufficiale dell’anagrafe accertatosi della sua identità raccoglierà la sua dichiarazione. L’impedimento deve essere di natura fisica e non mentale, vale a dire che il dichiarante deve essere in grado di capire il contenuto della dichiarazione che va a rendere.